• 【發(fā)布單位】國家體育總局
• 【發(fā)布文號】--
• 【發(fā)布日期】1999-10-14
• 【生效日期】1999-10-14
• 【失效日期】--
• 【文件來源】
• 【所屬類別】國家法律法規(guī)

國家體育總局文書檔案管理辦法

國家體育總局文書檔案管理辦法

（1999年10月14日國家體育總局發(fā)布）






第一章 總 則






第一條 為了加強(qiáng)國家體育總局（以下簡稱"體育總局"）檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，提高檔案的科學(xué)管理水平，根據(jù)《
中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。


第二條 體育總局在工作活動(dòng)中直接形成的、辦理完畢的、具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料（包括照片、錄音帶、錄像帶、軟盤、印模等非紙質(zhì)材料）均屬歸檔范圍。


第三條 各種專門檔案，如會計(jì)、基建、保衛(wèi)、科技等各類文件材料，按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行立卷歸檔。


第四條 凡屬立卷歸檔的文件材料，體育總局機(jī)關(guān)由各廳、司、局（以下簡稱各部門）分別立卷，辦公廳集中統(tǒng)一管理；直屬單位由各處室分別立卷，辦公室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得分散保存檔案。






第二章 立卷任務(wù)的劃分






第五條 各部門負(fù)責(zé)本部門主辦文件材料的立卷。


第六條 舉辦全國性的單項(xiàng)體育比賽形成的文件材料，由主管項(xiàng)目運(yùn)動(dòng)管理中心立卷。


第七條 舉辦全國性或洲以上的綜合性運(yùn)動(dòng)會及其它重大國際體育比賽形成的文件材料，按照《大型運(yùn)動(dòng)會檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，由承辦單位整理立卷，運(yùn)動(dòng)會結(jié)束后將正本或復(fù)印件向辦公廳移交。


第八條 參加在國外舉行的奧運(yùn)會、亞運(yùn)會等綜合性體育比賽形成的文件材料，綜合性的由對外聯(lián)絡(luò)司立卷，技術(shù)性的由競技體育司立卷。


第九條 參加在國外舉行的單項(xiàng)體育比賽形成的文件材料，綜合性的由對外聯(lián)絡(luò)司立卷，技術(shù)性的由各項(xiàng)目運(yùn)動(dòng)管理中心立。


第十條 兩個(gè)部門以上會簽的文件，由主辦部門立卷。


第十一條 體育總局與其他部、委的聯(lián)合行文，以體育總局為主的，立卷存定稿（原稿）和正本；不以體育總局為主的，立卷存復(fù)印件和正本。


第十二條 全國性重要會議形成的文件材料，由辦公廳和政法司根據(jù)各自的職能分別立卷。各種專業(yè)性會議形成的文件材料由主辦部門立卷。


第十三條 凡經(jīng)中央政治局委員、中央書記處書記、國務(wù)院副總理、全國人大副委員長和全國政協(xié)副主席以上領(lǐng)導(dǎo)同志審批、修改過的文電原稿，由辦公廳局長辦公室退主管部門立卷。以上領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)體育工作的講話、談話記錄、題詞等，由記錄人整理后交辦公廳局長辦公室統(tǒng)一立卷。






第三章 立卷要求






第十四條 以文件的自然形成規(guī)律和保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則，靈活運(yùn)用問題、名稱、通訊者、時(shí)間、作者、地區(qū)六個(gè)特征，區(qū)別不同價(jià)值（保管期限）進(jìn)行立卷。


第十五條 立卷人在立卷時(shí)，必須確定文件是否辦理完畢，文件、文件稿本及文件材料是否完整、齊全。


第十六條 同一問題、同一會議、同一比賽、同一案件的文件以及正本與定稿、正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，應(yīng)當(dāng)立在一起，不得分開。


第十七條 文件和電報(bào)、電傳應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷，傳真件須復(fù)印后存檔。


第十八條 一般文件放在寫成年；跨年度的文件放在辦結(jié)年；年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)決算等文件放在針對年；長遠(yuǎn)計(jì)劃放在針對的頭一年；法規(guī)性的文件放在公布或批準(zhǔn)的年度；非訴訟案件放在結(jié)案年；專門年度形成的文件按專門年度立卷；為某項(xiàng)工作或某次會議準(zhǔn)備的文件或參考材料，應(yīng)當(dāng)與該項(xiàng)工作或該次會議的文件一同立卷。


第十九條 照片、錄音帶、錄像帶、軟盤、宣傳品、獎(jiǎng)品。印模等，應(yīng)與相關(guān)的紙質(zhì)文件材料一同歸檔，聲像材料應(yīng)標(biāo)明時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和作者。


第二十條 案卷厚度不得超過2厘米。


第二十一條 卷內(nèi)文件的排列按照時(shí)間順序或重要程度排列。

 下列情況的排列方法是：

 （一）密不可分的文件批復(fù)在前，請示在后；正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后。

 （二）重要文件的歷次稿，最后定稿在前，其它歷次稿依次排列。

 （三）獎(jiǎng)懲、信訪、案件等類型的文件材料，結(jié)果、結(jié)論。判決性材料在前，依據(jù)性文件材料在后。


第二十二條 編寫卷內(nèi)文件頁號。卷內(nèi)文件材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角鉛筆填寫頁號。


第二十三條 填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄上的各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)用鋼筆填寫齊全，字跡工整。一份文件包括正本和定稿，為一個(gè)順序號。文號是指文件的發(fā)文字號。責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)，以印章為依據(jù)。標(biāo)題不得更改或簡化，標(biāo)題結(jié)構(gòu)不完整，缺少問題部分的應(yīng)加以補(bǔ)寫，沒有標(biāo)題的文件應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫標(biāo)題。日期是指文件的成文日期。填寫目錄頁號時(shí)，前面的各份文件只填寫起頁號，最后一份文件填寫起止兩個(gè)頁號。卷內(nèi)目錄放在卷首。


第二十四條 填寫卷內(nèi)備考表。備考表用于填寫卷內(nèi)需要說明的情況。應(yīng)當(dāng)寫明卷內(nèi)文件的實(shí)有頁數(shù)，文件和文件稿本是否齊全，并填寫立卷人、檢查人（指處負(fù)責(zé)人）及日期。卷內(nèi)備考表放在卷尾。


第二十五條 填寫案卷封面。

 （一）案卷封面上的各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)以廳、司、局為單位統(tǒng)一填寫，字跡工整、清晰。部門、標(biāo)題、年度三項(xiàng)用鋼筆或毛筆填寫，其余各項(xiàng)用鉛筆填寫，不得使用圓珠筆或彩色筆。

 （二）案卷標(biāo)題要簡明確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般包括作者、問題、名稱三部分。

 （三）案卷的保管期限須按照《國家體育總局文書檔案保管期限表》確定。

 （四）年度指案卷歸屬的時(shí)間。


第二十六條 案卷裝訂。

 （一）案卷裝訂前應(yīng)當(dāng)對文件材料進(jìn)行全面檢查。對破損的文件材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)。裝訂部位過窄或裝訂部分有字跡的文件，要用紙加襯邊。紙面過小的書寫材料，要加貼襯紙。紙張大于卷皮的文件材料，要按卷皮大小折疊整齊。對字跡模糊或褪色的文件材料，應(yīng)當(dāng)予以復(fù)制或附上謄寫清楚的手抄稿。復(fù)制件附于原件后一并歸檔。重要外文文件應(yīng)當(dāng)譯成中文。

 （二）案卷由立卷人裝訂，文件的左側(cè)和下方要對齊，在左側(cè)用雙線三孔裝訂。裝訂要做到結(jié)實(shí)、整齊、不掉頁、不倒頁。不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。裝訂長度在16厘米左右。

 （三）裝訂時(shí)要去掉文件上的曲別針、大頭針、訂書釘?shù)冉饘僦破贰?





第四章 歸檔時(shí)限和要求






第二十七條 凡具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)在第二年的第一季度前，機(jī)關(guān)由各部門秘書將案卷集中，統(tǒng)一向辦公廳檔案處歸檔；直屬單位由各處室分別立卷，交辦公室集中統(tǒng)一管理。


第二十八條 歸檔時(shí)。機(jī)關(guān)各部門秘書和各直屬單位辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的人員．應(yīng)當(dāng)對案卷質(zhì)量進(jìn)行檢查，對案卷進(jìn)行系統(tǒng)排列（如按處、按項(xiàng)目順序排列），并填寫案卷目錄一式2份。案卷目錄上的標(biāo)題必須和案卷封面上的標(biāo)題一致。






第五章 檔案的利用






第二十九條 辦公廳保管的檔案主要供體育系統(tǒng)使用，不對社會開放。


第三十條 借閱檔案的審批、登記手續(xù)。

 （一）借閱本部門的檔案一般不須經(jīng)過審批手續(xù)；

 （二）借閱其他部門未經(jīng)公開的檔案，須經(jīng)檔案所屬部門的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

 （三）借閱黨務(wù)、紀(jì)檢、監(jiān)察、人事、審計(jì)、保衛(wèi)等方面的檔案，須經(jīng)有關(guān)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

 （四）借閱黨組的檔案須經(jīng)辦公廳領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

 （五）直屬單位和外單位借閱檔案，必須持本單位介紹信，注明利用者的身份，利用檔案的目的與范圍，經(jīng)辦公廳領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

 （六）借閱者應(yīng)填寫"借閱檔案登記表"。


第三十一條 重要檔案只能在檔案處查閱，不得借出。


第三十二條 借閱檔案者必須遵守以下規(guī)定：

 （一）對所借檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存，注意保密，保持檔案原貌的清潔、完整與安全。不得轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)在案卷上標(biāo)注符號，不準(zhǔn)涂改、偽造、損毀、拆散、抽取、銷毀檔案，不準(zhǔn)擅自出版、公布和復(fù)印檔案，不得擅自將檔案帶出機(jī)關(guān)。

 （二）借閱者出差、出國、休假或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將所借檔案全部歸還檔案處。

 （三）借閱檔案的期限為1個(gè)月，到期不能歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。


第三十三條 借閱者如有違反第三十一條的行為，將按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定酌情給予如下處罰：

 （一）通報(bào)批評；

 （二）賠償損失；

 （三）罰款；

 （四）沒收非法所得；

 （五）追究行政責(zé)任；

 （六）追究法律責(zé)任。

 以上處罰，可單獨(dú)或合并使用。






第六章 檔案的保密






第三十四條 各廳、司、局和各直屬單位工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密的法律及行政法規(guī)，確保檔案的安全。

 （一）檔案在未向社會開放前，任何組織和個(gè)人無權(quán)公布檔案內(nèi)容，或擅自擴(kuò)大利用范圍。

 （二）嚴(yán)禁將檔案帶往國外、外地、家中及公共場所。嚴(yán)禁郵寄檔案。外出工作必須攜帶檔案時(shí)，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。

 （三）不得在公共場所和家屬、子女、親友面前，或在電話和通信中談?wù)摍n案的秘密問題。


第三十五條 違反檔案保密制度，私自提供、抄錄、擴(kuò)散和公布檔案的內(nèi)容，造成失密、泄密事故的；私自將檔案贈送和出賣給外國人的；私自攜運(yùn)和郵寄檔案出境的，對直接責(zé)任者，應(yīng)限期追回有關(guān)檔案（包括檔案復(fù)制件），并追究其法律責(zé)任。


第三十六條 銷毀檔案必須登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，派專人監(jiān)督銷毀。






第七章 檔案庫房管理






第三十七條 檔案人員要忠于職守，確保檔案的完整與安全。


第三十八條 檔案庫房是機(jī)要重地，非檔案工作人員不得隨便進(jìn)入。因公需要進(jìn)人者，必須由檔案人員陪同。


第三十九條 根據(jù)庫房溫度、濕度的要求，做好通風(fēng)、降溫、去濕工作。


第四十條 保持庫房設(shè)備整潔，力求做到無塵、無霉、無蟲蛀、無鼠害、無雜物。


第四十一條 庫房內(nèi)禁止吸煙和存放易燃、易爆物品及酸堿腐蝕性化學(xué)制品。


第四十二條 庫房內(nèi)的消防設(shè)備應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查，使之保持完好。


第四十三條 人離庫房要斷電、鎖門。


第四十四條 庫內(nèi)所保管的檔案一年進(jìn)行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取積極有效措施，保護(hù)檔案安全。






第八章 附 則






第四十五條 本辦法自下發(fā)之日起施行。1996年11月25日修訂的《國家體委機(jī)關(guān)文書檔案管理辦法》同時(shí)廢止。