公司作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體，是以平等身份參加經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。公司的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，最主要是靠簽訂、履行合同來完成。公司合同管理好壞，往往決定一家公司成敗。筆者擔(dān)任各類公司法律顧問多年，經(jīng)手很多公司合同法律管理缺陷引發(fā)的糾紛，現(xiàn)不揣淺薄，總結(jié)歸納，以供各家公司參考借鑒。
公司合同法律管理中，主要存在以下缺陷。
一、忽視查明對(duì)方簽約能力及履約能力合同是雙方以上當(dāng)事人意思表示達(dá)成一致的結(jié)果。并不是任何一個(gè)當(dāng)事人都可以簽訂合同。按照《中華人民共和國合同法》規(guī)定，沒有民事行為能力的當(dāng)事人簽訂的合同無效，但是該當(dāng)事人只有權(quán)利沒有義務(wù)的合同除外。限制民事行為能力人訂立的合同、行為人沒有代理權(quán)、超越代理權(quán)或者代理權(quán)終止后以被代理人名義訂立的合同、無處分權(quán)的人處分他人財(cái)產(chǎn)而簽訂的合同，都是效力待定的合同。公司不慎簽下這類合同，交易安全不能保障。簽下這種合同，表面上看，公司交易成功了，其實(shí)埋下了一顆地雷，不知道什么時(shí)候就會(huì)爆炸，造成不必要的損失。
二、忽視收集合同簽訂履行中的各種資料合同是設(shè)定民事權(quán)利義務(wù)的。當(dāng)事人的民事權(quán)利可以放棄，同時(shí)，可以免除對(duì)方的民事義務(wù)。當(dāng)事人真心誠意作出權(quán)利義務(wù)的處理，不違反法律法規(guī)，法律一般都尊重當(dāng)事人的意愿，即合同當(dāng)事人必須完全遵守合同約定。合同是用文字表達(dá)的，文字多少會(huì)辭不達(dá)意，加上當(dāng)事人文化、法律水平存在差異，對(duì)合同理解就會(huì)不同。合同履行中，當(dāng)事人可以協(xié)商變更合同。協(xié)商方式是多樣的。合同履行需要用一定的方式體現(xiàn)。因此，收集合同簽訂履行中的各種材料就非常重要。
三、不會(huì)充分利用擔(dān)保措施和設(shè)定違約責(zé)任保護(hù)自己
商戰(zhàn)險(xiǎn)惡，總有不法之人利用合同騙人錢物。簽訂履行合同防止被騙尤為重要。查明交易對(duì)方當(dāng)事人的簽約能力及履約能力、調(diào)查清楚交易內(nèi)容真實(shí)合法可以防止被騙。另外，可以考慮利用擔(dān)保措施和設(shè)定合理的違約責(zé)任，防止上當(dāng)受騙。
公司怎么預(yù)防合同管理缺陷呢？
筆者建議：
1、切實(shí)增強(qiáng)公司法人代表的法律意識(shí)，自覺規(guī)范公司本身經(jīng)營行為，合法經(jīng)營。
2、培訓(xùn)員工，提高員工法律意識(shí)，掌握基本法律知識(shí)。特別對(duì)主要的業(yè)務(wù)員，中層骨干強(qiáng)化培訓(xùn)，有條件的公司可以配備專門人才成立合同執(zhí)行部門。
3、聘請(qǐng)專業(yè)律師作為法律顧問，協(xié)助合同管理。4、重要的合同建立專門的檔案，把合同有關(guān)的所有資料收集在一起。對(duì)合同的履行進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤管理。