• 【發(fā)布單位】青島市
• 【發(fā)布文號(hào)】青檔字[2002]77號(hào)
• 【發(fā)布日期】2002-12-30
• 【生效日期】2002-12-30
• 【失效日期】--
• 【文件來源】
• 【所屬類別】地方法規(guī)

青島市《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則

青島市《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則

(青檔字[2002]77號(hào))



2002-12-30







 1.范圍



 1.1本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。



 1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于市直機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。各區(qū)市可參照?qǐng)?zhí)行。



 2.整理原則



 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。



 3.質(zhì)量要求



 3.1歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。



 3.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。



 4.整理方法



 歸檔文件以"件"為單位進(jìn)行整理。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文為一件。



 4.1裝訂



 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。歸檔文件裝訂前應(yīng)進(jìn)行排序。一般順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。



 4.1.1永久保存的歸檔文件可采用縫紉機(jī)、三孔一線或不銹鋼裝訂針在文件左側(cè)中部裝訂，裝訂長度為10-15CM。



 4.1.2其他歸檔文件及書籍、刊物等保持原裝訂形態(tài)。



 4.2分類



 歸檔文件采用年度-保管期限或年度-保管期限-機(jī)構(gòu)分類法。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。



 4.2.1按年度分類。將文件按其形成年度分類。



 4.2.1.1一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）判定文件所屬年度。



 4.2.1.2跨年度形成的會(huì)議、案件等文件，歸入辦結(jié)年度。



 4.2.1.3幾份文件作為一件時(shí)，"件"的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在最前面的文件的日期為準(zhǔn)。4.2.1.4文件沒有標(biāo)注日期時(shí)，需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過對(duì)照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按年度合理歸類。



 4.2.2按保管期限分類。即將同一形成年度的歸檔文件按劃定的保管期限分成永久、長期、短期三個(gè)類別。



 4.2.3按機(jī)構(gòu)分類。即將同一保管期限的歸檔文件按其形成和承辦機(jī)構(gòu)分類。



 4.3排列



 歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按其形成時(shí)間排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。



 4.4編號(hào)



 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、期限、件號(hào)等項(xiàng)目（式樣見圖一）。



 4.4.1全宗號(hào)：同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。



 4.4.2年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2000。



 4.4.3期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。



 4.4.4件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。其編制方法是：依據(jù)歸檔文件的排列順序，一個(gè)機(jī)關(guān)每一年度每種保管期限的歸檔文件均從"1"開始標(biāo)注。



 4.5編目



 歸檔文件應(yīng)按保管期限分別按件編制歸檔文件目錄。



 4.5.1歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、密級(jí)、備注等項(xiàng)目（式樣見圖二）。



 4.5.1.1件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。



 4.5.1.2責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。



 4.5.1.2.1填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用"本局"等含義不明、難以判斷的簡稱。



 4.5.1.2.2聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多時(shí)可適當(dāng)省略，但作為責(zé)任者之一的立檔單位必須抄錄。



 4.5.1.2.3未署責(zé)任者的歸檔文件，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。



 4.5.1.3文號(hào)。文件的發(fā)文字號(hào)。



 4.5.1.4題名。文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。



 4.5.1.4.1有副題名或并列題名的歸檔文件。在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無須抄錄。并列題名即以其它語言文字書寫的題名，需要時(shí)可與正題名一并抄錄。



 4.5.1.4.2題名中反映發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的，抄錄題名時(shí)，可省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。



 4.5.1.4.3沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的歸檔文件。應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，外加"[]"號(hào)。



 4.5.1.4.4有些歸檔文件獨(dú)立性強(qiáng)，如正文僅有實(shí)施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件是正文的重要補(bǔ)充和說明，可在正件題名后抄錄附件題名，外加"（）"號(hào)。



 4.5.1.5日期。文件的形成時(shí)間，即文件的簽發(fā)時(shí)間（落款時(shí)間），以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，月、日不足兩位，前加"0"；將表示月、日的數(shù)字回行填寫，即填為兩行,如 。



 4.5.1.6 密級(jí)。文件本身標(biāo)注的保密等級(jí)，應(yīng)照實(shí)抄錄。



 4.5.1.7備注。注釋歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。



 4.5.2歸檔文件目錄及封面用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長、寬分別為297mm、210mm）（式樣見圖三）。



 4.5.3歸檔文件目錄（加封面）的裝訂，應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的目錄夾（式樣見圖四）。



 4.6裝盒。歸檔文件應(yīng)按件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目。



 4.6.1不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。



 4.6.2不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。



 4.6.3 檔案盒外型尺寸為310mm?220mm（長?寬），盒脊厚度根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、50ｍｍ（式樣見圖五）。



 4.6.4檔案盒封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱），全宗名稱應(yīng)以印章形式蓋在檔案盒封面相應(yīng)位置上（式樣見圖六）。



 4.6.5檔案盒盒脊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)和盒號(hào)。除保管期限外，其他均用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫（式樣見圖七）。



 4.6.5.1全宗號(hào)。同4.4.1。



 4.6.5.2年度。盒內(nèi)文件的形成年度，如1999。



 4.6.5.3保管期限。盒內(nèi)文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如"永久"、"長期"、"短期"。



 4.6.5.4起止件號(hào)。盒內(nèi)排列最前和最后的歸檔文件的件號(hào)，其間用"-"號(hào)連接，如"12-89"。



 4.6.5.5盒號(hào)。檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。一般一種保管期限編一個(gè)流水號(hào)。



 4.6.6備考表。置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（式樣見圖八）。



 4.6.6.1盒內(nèi)文件情況說明。填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說明。



 4.6.6.2整理人。負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。



 4.6.6.3檢查人。負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。



 4.6.6.4日期。歸檔文件整理完畢的日期。