• 【發(fā)布單位】交通部
• 【發(fā)布文號】--
• 【發(fā)布日期】2000-05-22
• 【生效日期】2000-05-22
• 【失效日期】--
• 【文件來源】
• 【所屬類別】國家法律法規(guī)

交通部關(guān)于部機(jī)關(guān)接待外國代表團(tuán)工作程序和要求

交通部關(guān)于部機(jī)關(guān)接待外國代表團(tuán)工作程序和要求





 為了貫徹執(zhí)行《交通部因公出國(境)和邀請外國人員來華的管理規(guī)定》，更好地搞好外賓接待工作，促進(jìn)部機(jī)關(guān)外事工作的精神文明建設(shè)，提高工作效率，使部機(jī)關(guān)外事工作規(guī)范化、程序化和條理化，特制訂本工作程序和具體要求。



 應(yīng)邀來訪的接待和安排



 一、邀請外國代表團(tuán)或人員來訪



 (一)邀請外國正部級代表團(tuán)來訪，由部國際合作司負(fù)責(zé)辦理上報(bào)國務(wù)院的請示件(送外交部，文頭仍然報(bào)國務(wù)院)；邀請副部級代表團(tuán)來訪，由部國際合作司負(fù)責(zé)辦理部函，征求外交部意見。邀請司(局)級代表團(tuán)或人員來訪，由主辦司局辦理請示件報(bào)部領(lǐng)導(dǎo)審批，請示件須會簽部國際合作司；邀請?zhí)幖壱韵氯藛T來訪，由主辦司局辦理函件送部國際合作司審批。



 (二)經(jīng)批準(zhǔn)后，對部級代表團(tuán)或人員，由部國際合作司分別以部長或副部長或交通部的名義向其發(fā)出邀請函和簽證通知表(邀請外國副部長及以上代表團(tuán)訪華，須以適當(dāng)方式通知我駐該國使館和該國駐華使領(lǐng)館)；對局級或以下代表團(tuán)或人員，由有關(guān)司局填寫簽證通知表后報(bào)部國際合作司審核簽發(fā)。



 (三)邀請請示件報(bào)批前，應(yīng)與對方有關(guān)部門或通過雙方使館聯(lián)系，盡可能商定代表團(tuán)訪華日期、日程、來訪人員名單、會談主要提綱、是否需要參觀考察等相關(guān)事項(xiàng)。



 (四)安排接待方案，向各有關(guān)單位發(fā)接待通知。副部級以上的，以部國際合作司辦理部文；司局級的，由接待單位辦理司函。



 (五)凡對方要求或我主動安排代表團(tuán)拜見我國家領(lǐng)導(dǎo)人的，由國際合作司另行請示件上報(bào)國務(wù)院審批。



 (六)會談方案，部級團(tuán)組或部領(lǐng)導(dǎo)出面的，由部國際合作司負(fù)責(zé)，會同有關(guān)司局共同擬訂；事務(wù)級團(tuán)組會談方案，涉及多個(gè)司局的，由國際合作司組織協(xié)調(diào)擬定；只涉及一個(gè)業(yè)務(wù)司局的，由業(yè)務(wù)司局負(fù)責(zé)擬定，會簽國際合作司后報(bào)主管部領(lǐng)導(dǎo)審批。



 (七)接待部級代表團(tuán)，由國際合作司負(fù)責(zé)組織和安排部級代表團(tuán)的接待工作，包括機(jī)場迎送并辦理機(jī)場有關(guān)手續(xù)。事務(wù)級代表團(tuán)由接待單位負(fù)責(zé)。



 二、具體要求



 (一)請示件



 1.上報(bào)國務(wù)院的請示件或征求外交部意見的函應(yīng)闡明邀請的起因、目的、時(shí)間和費(fèi)用等。



 2.上報(bào)國務(wù)院請國家領(lǐng)導(dǎo)人會見的請示應(yīng)提出具體會見的領(lǐng)導(dǎo)人、建議的會見時(shí)間、中外方參加人員名單，并附上對方部長簡歷等。



 (二)邀請函



 1.邀請函內(nèi)容應(yīng)包括目的、時(shí)間、人員和費(fèi)用等。



 2.通過雙方使館或直接與對方聯(lián)系商定代表團(tuán)來華的具體日程和特殊要求事項(xiàng)等。



 (三)接待通知



 1.接待通知應(yīng)明確代表團(tuán)來訪目的、會見、拜會、參觀、游覽、宴請、費(fèi)用、吃住行要求和禮遇、出入境禮遇、新聞報(bào)道、機(jī)場迎送和安全保衛(wèi)等有關(guān)事宜。



 2.接待通知應(yīng)附有日程安排和代表團(tuán)名單(中外文)。



 3.接待通知的主送單位應(yīng)為部直屬或雙重領(lǐng)導(dǎo)單位。如拜會或參觀其它部委、省、市或有關(guān)單位，接待通知應(yīng)抄送這些單位。接待省、部級代表團(tuán)的通知還應(yīng)抄送公安部、省市外辦。



 4.聯(lián)系落實(shí)拜會在京有關(guān)單位和參觀游覽等事宜。確定陪同人員(翻譯人員一般情況下由被拜訪單位提供)，如代表團(tuán)在京有參觀游覽活動，要確定陪同人員。



 5.聯(lián)系落實(shí)去外地拜會和參觀游覽等事宜，確定陪同人員(包括翻譯人員)。



 6.部領(lǐng)導(dǎo)出面會見或會談，需要新聞報(bào)道和照相時(shí)，須事先聯(lián)系落實(shí)。



 7.通知部公安局，聯(lián)系落實(shí)安全保衛(wèi)和用警車等事宜。



 (四)會談方案



 1.根據(jù)來訪代表團(tuán)的要求，要有針對性地做好會談方案。包括:



 1)對方提出的問題和可能涉及的問題；



 2)我方對外口徑及對策。



 2.為主談人提供我方和對方相關(guān)方面的背景資料；



 3.接待外國部級代表團(tuán)或部領(lǐng)導(dǎo)出面接見的團(tuán)組，會談方案由部國際合作司負(fù)責(zé)，會同有關(guān)司局?jǐn)M定后報(bào)部領(lǐng)導(dǎo)核批，有關(guān)司局和有關(guān)企事業(yè)單位負(fù)責(zé)提供必要的素材；事務(wù)級團(tuán)組，會談方案由業(yè)務(wù)司局?jǐn)M定，會簽國際合作司后(涉及多個(gè)司局的，由國際合作司組織協(xié)調(diào))報(bào)主管部領(lǐng)導(dǎo)審批；處級以下團(tuán)組或人員的會談方案，由有關(guān)司局負(fù)責(zé)審核，國際合作司審批。凡涉及秘密事項(xiàng)，應(yīng)報(bào)部保密辦審核。



 (五)機(jī)場迎送



 1.部級代表團(tuán)來訪，一般情況下由部國際合作司領(lǐng)導(dǎo)前往機(jī)場迎送；特殊情況，請一位副部長前往機(jī)場迎送。其他代表團(tuán)或人員來訪，由有關(guān)司局負(fù)責(zé)前往機(jī)場迎送。



 2.部級代表團(tuán)來訪，應(yīng)通知對方駐華使館前往機(jī)場迎送。



 (六)會見或會談



 1.確定參加會見的人員；



 2.確定翻譯人員和記錄人員(如借用外單位翻譯，應(yīng)提前提供有關(guān)資料)；



 3.確定會見時(shí)間和地點(diǎn)，預(yù)訂外賓室；



 4.通知部公安局保衛(wèi)處開南門，安排有關(guān)人員到南門迎送客人；



 5.部領(lǐng)導(dǎo)會見或會談，提前一天通知交通報(bào)記者并提供外事活動的有關(guān)情況；



 6.部領(lǐng)導(dǎo)會見或會談，在外賓室內(nèi)擺放好雙方國旗；



 7.準(zhǔn)備好禮品和其他有關(guān)事項(xiàng)。



 8.交通國際合作事務(wù)中心負(fù)責(zé)事先檢查外賓室的設(shè)備，包括空調(diào)、暖氣、音響、鐘表等，準(zhǔn)備茶水、飲料或咖啡等。



 (七)國家領(lǐng)導(dǎo)人會見



 1.為國家領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備參考資料；



 2.與中南海警衛(wèi)處或人民大會堂管理局等聯(lián)系商定會見地點(diǎn)，并根據(jù)具體要求辦理相關(guān)事宜；



 3.確定翻譯人員，如借用翻譯，應(yīng)提前聯(lián)系好并提供有關(guān)資料，介紹有關(guān)情況；



 4.聯(lián)系新華社、中央電視臺等單位，以便攝影和準(zhǔn)備新聞報(bào)道。



 (八)宴請活動



 1.確定宴請人數(shù)和人員；



 2.定餐和發(fā)請柬；



 3.填寫桌簽、排座次；



 4.必要時(shí)應(yīng)備好禮品。



 (九)接待計(jì)劃確定后，接待單位商交通國際合作事務(wù)中心做接待預(yù)算并報(bào)國際合作司領(lǐng)導(dǎo)審批，接待過程中要嚴(yán)格按計(jì)劃和預(yù)算辦，要節(jié)約辦外事，接待的人員要注意服裝整潔，禮貌待人，遵守外事紀(jì)律。



 臨時(shí)來部拜會團(tuán)組的接待和安排



 一、拜會部領(lǐng)導(dǎo)



 (一)外單位接待的代表團(tuán)要求拜會我部領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)將要求拜會的函件或電話記錄送司領(lǐng)導(dǎo)閱示后呈部領(lǐng)導(dǎo)批示；擬見部領(lǐng)導(dǎo)如改請別的部領(lǐng)導(dǎo)出面見，應(yīng)及時(shí)送呈該位部領(lǐng)導(dǎo)批示；



 (二)部領(lǐng)導(dǎo)同意后，與對方聯(lián)系確定具體時(shí)間；



 (三)準(zhǔn)備接待方案(方案式樣附后)和會談方案(要求與“應(yīng)邀來訪的接待和安排”中的會談方案相同)；



 (四)確定陪見人員和翻譯；



 (五)預(yù)定外賓室，準(zhǔn)備好禮品，通知攝影(如需要)；如有要求，預(yù)定工作餐或安排宴請；



 (六)通知部公安局保衛(wèi)處開南門，有關(guān)人員到南門迎送代表團(tuán)。



 二、拜會局級及以下人員



 (一)將要求拜會的函件或電話記錄送司領(lǐng)導(dǎo)批示；



 (二)根據(jù)司領(lǐng)導(dǎo)的批示，將有關(guān)函件或電話記錄轉(zhuǎn)送有關(guān)司局；



 (三)有關(guān)司局確定是否見，如同意，與對方聯(lián)系確定會見時(shí)間，準(zhǔn)備接待方案等；



 (四)由有關(guān)司局預(yù)訂外賓室，通知部公安局保衛(wèi)處開南門，派有關(guān)人員到南門迎送。



 會談記錄



 接待外賓后，如有重要情況，應(yīng)按照《交通部因公出國(境)和邀請外國人員來華的管理規(guī)定》的有關(guān)要求，整理會見外賓記錄并報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和抄國際合作司(會見外賓記錄格式附后)。