公司文秘檔案管理制度

總則

第一條  公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二章 管理職責(zé)

第二條  行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對文秘檔案室的業(yè)務(wù) 領(lǐng)導(dǎo) 和工作實務(wù)指導(dǎo)。

第三條  各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。

第四條  文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機(jī)構(gòu)，在行政管理部的 領(lǐng)導(dǎo) 下，其管理的主要職責(zé)為：

（一）制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

（二）協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

（三）負(fù)責(zé)對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

（四） 總結(jié) 經(jīng)驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。

第三章 歸檔資料的范圍、內(nèi)容

第五條   計劃 性文件資料：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營 計劃 、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。

第六條 批示性文件 材料 ：包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

第七條  法規(guī)性文件：包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件；公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

第八條  公司的重大決議：包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議 材料 、會議記錄等。

第九條   總結(jié) 性文件：包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬單位的工作總結(jié)及單項性的各種總結(jié) 報告 。

第十條  憑證性材料：包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

第十一條  匯報性材料：包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等；公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等