• 【發(fā)布單位】南京市
• 【發(fā)布文號】南京市人民政府令第219號
• 【發(fā)布日期】2003-09-04
• 【生效日期】2003-09-04
• 【失效日期】--
• 【文件來源】國務(wù)院法制辦公室
• 【所屬類別】地方法規(guī)

南京市檔案管理辦法

南京市檔案管理辦法

（2003年8月28日南京市人民政府常務(wù)會議審議通過 2003年9月4日南京市人民政府令第219號公布 自公布之日起施行）






第一章 總則




第一條 為了加強檔案管理，有效地保護和利用檔案，為本市經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《
中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本辦法。




第二條 本辦法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。




第三條 本市各級機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和個人必須遵守本辦法，國家和省另有規(guī)定的除外。




第四條 本市各級人民政府領(lǐng)導(dǎo)本行政區(qū)域的檔案事業(yè)，應(yīng)當(dāng)把檔案事業(yè)的建設(shè)列入本地區(qū)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，保證檔案機構(gòu)、人員編制和經(jīng)費的落實。

 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，為檔案工作提供必須的條件，保障檔案工作正常開展。




第五條 檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，便于社會利用和保守國家秘密的原則。




第二章 檔案機構(gòu)




第六條 南京市檔案局是本市檔案事業(yè)的行政主管部門，負責(zé)本辦法的實施，對本市的檔案事業(yè)依法實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)。

 區(qū)、縣檔案局負責(zé)本轄區(qū)內(nèi)的檔案工作，業(yè)務(wù)上受市檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)。

 鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負責(zé)保管本機關(guān)的檔案，并對所屬單位檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。




第七條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)負責(zé)管理本組織的檔案，指導(dǎo)文書部門和業(yè)務(wù)部門文件材料的收集、立卷和歸檔工作，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)配備檔案工作人員，并保持其相對穩(wěn)定。




第八條 市和區(qū)、縣其他行政部門應(yīng)當(dāng)按照各自的管轄范圍，負責(zé)本系統(tǒng)的檔案工作，業(yè)務(wù)上受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。




第九條 地方各類檔案館包括具有公共性質(zhì)的綜合檔案館、專門檔案館和部門檔案館。

 綜合檔案館是按行政區(qū)域設(shè)置的，負責(zé)征集、接收、整理、永久保管各行政區(qū)域范圍內(nèi)的檔案，并向社會提供利用的機構(gòu)。

 專門檔案館是收集和保管各類專門領(lǐng)域或者特殊載體的檔案，并向社會提供利用的機構(gòu)。

 部門檔案館是收集和長期保管本部門及其所屬單位形成的檔案，并在一定范圍內(nèi)提供利用的機構(gòu)。




第十條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)取得崗位資格證書，忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。




第三章 檔案管理




第十一條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織及其工作人員在職務(wù)活動中形成的材料，由文書部門或者業(yè)務(wù)部門收集齊全并立卷，定期交檔案機構(gòu)集中管理。

 檔案行政管理部門規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。




第十二條 涉及行政區(qū)劃變動，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位或其他組織的建立、變更和撤銷，重點建設(shè)工程和重大科學(xué)技術(shù)研究項目的批準(zhǔn)，以及市或區(qū)、具有重大影響的活動，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定期限向市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門通報情況。




第十三條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的建設(shè)工程、技術(shù)改造、科學(xué)技術(shù)研究等項目的驗收、鑒定，應(yīng)吸收本單位的檔案機構(gòu)參加并負責(zé)對項目檔案進行檢查驗收。

 市或市以上的重點建設(shè)項目、重大科學(xué)技術(shù)研究項目的驗收或鑒定，驗收委員會或驗收組應(yīng)有檔案行政管理部門代表。其項目檔案的驗收工作由市檔案行政管理部門組織實施，項目的主管部門和按照規(guī)定有接收項目檔案任務(wù)的檔案館參加。

 重點項目的建設(shè)單位，應(yīng)當(dāng)在工程竣工后，將項目的基本概況按照規(guī)定報送備案。




第十四條 國家機關(guān)、國有企業(yè)事業(yè)組織和國家所有的其他組織的檔案歸國家所有，列入國有資產(chǎn)管理的范圍。

 非國家所有的組織的檔案歸該組織所有，國家和省另有規(guī)定的除外。

 個人在非職務(wù)活動中形成的檔案或者以繼承、受贈等合法方式獲得的檔案歸個人所有。




第十五條 綜合檔案館收集檔案范圍的規(guī)定，由市檔案行政管理部門制訂并公布實施。

 專門檔案館和部門檔案館收集檔案范圍的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，由市專業(yè)主管部門制訂，經(jīng)市檔案行政管理部門審核同意后實施。




第十六條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照下列規(guī)定，向有關(guān)檔案館移交檔案：

 （一）機關(guān)、團體被列入收集范圍的企業(yè)、事業(yè)單位形成的屬永久、長期保存的檔案在本單位保管滿十年的，向同級檔案館移交；專業(yè)性較強的或者需要延長檔案移交期限的，經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，可適當(dāng)延遲移交期限；

 （二）已撤銷單位的檔案，或者由于保管條件惡劣，可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重損毀的，可以提前向檔案館移交；

 （三）被兼并企業(yè)的檔案，應(yīng)在被兼并時向其上級行政主管部門或同級檔案館移交；

 （四）建國前的檔案，應(yīng)按規(guī)定向相應(yīng)的檔案館移交。

 向檔案館移交檔案時，應(yīng)連同案卷目錄及其他檢索工具、參考資料一并移交。




第十七條 檔案館和其他檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，配置適宜保管檔案的庫房和設(shè)施，采用現(xiàn)代化先進的技術(shù)設(shè)備，確保檔案管理的有效進行，防止檔案破損、褪色、霉變和散失。

 禁止擅自銷毀檔案。




第十八條 非國家組織所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重損毀和不安全的，檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管、收購或征購措施。

 前款所列檔案，檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者出賣；向國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣的，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定由縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準(zhǔn)。嚴(yán)禁倒賣牟利，嚴(yán)禁出賣或者贈送給外國人。




第十九條 鼓勵其他組織和個人向綜合檔案館捐贈、寄存其所有的檔案。




第二十條 國家所有的檔案，任何組織和個人不得擅自贈送、交換、出賣。需要向國內(nèi)外組織或者個人贈送、交換、出賣檔案復(fù)制件的，必須經(jīng)有關(guān)部門同意，報市檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)。

 贈送、交換、出賣國家所有的檔案及其復(fù)制件，必須遵守國家保密規(guī)定，不得損害國家、集體或者公民的利益。




第二十一條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸、郵寄檔案或者其復(fù)制件出境的，必須經(jīng)有關(guān)部門同意，報市檔案行政管理部門批準(zhǔn)。




第四章 檔案的利用和公布




第二十二條 檔案館保管的檔案，應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定，分期分批向社會開放。




第二十三條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人憑介紹信、身份證等合示證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。

 外國組織和個人到檔案館利用已經(jīng)開放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)市有關(guān)部門和有關(guān)檔案館審查同意。




第二十四條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人利用檔案館未開放的檔案或其他組織保管的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)有關(guān)檔案館或有關(guān)組織同意，并應(yīng)當(dāng)遵守國家保密規(guī)定，不得擅自抄錄、復(fù)制或者泄露檔案的內(nèi)容。




第二十五條 寄存在檔案館的檔案歸寄存者所有。寄存者可以隨時利用。檔案館如需向社會提供利用，應(yīng)當(dāng)征得寄存者同意。




第二十六條 利用檔案時，任何人不得涂改、偽造、損毀和丟失檔案。




第二十七條 檔案館和其他檔案機構(gòu)提供處用重要的、珍貴檔案，應(yīng)當(dāng)用復(fù)制件或縮微品代替原件。有檔案收藏單位及其法定代表人印章或簽名的檔案復(fù)制件，具有與檔案原件同等效力。




第二十八條 檔案館和其他檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強對檔案的研究整理，為利用者提供服務(wù)。




第二十九條 檔案館提供檔案利用應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定收取費用。

 組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，檔案館應(yīng)當(dāng)無償和優(yōu)先提供。




第三十條 向社會公布檔案，可以通過報紙、刊物、圖書、電臺、電視臺等媒介，采用展覽、陳列、宣讀、播放、刊印和史料匯編等形式。




第三十一條 檔案館保管的檔案，由檔案館公布。

 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位保管的檔案，由其保管者公布，重要的檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)其主管部門和所在行政區(qū)域范圍內(nèi)的檔案行政管理部門批準(zhǔn)后公布。

 非國家所有的組織和個人的檔案，由檔案所有者公布。向社會公布檔案，應(yīng)當(dāng)遵守國家保密規(guī)定，不得損害國家、集體或者其他公民的利益。任何單位、組織和個人都不得擅自公布不屬于自己所有的檔案。




第三十二條 檔案利用者在著述中引用檔案部門向社會開放的檔案，應(yīng)當(dāng)符合國家的有關(guān)規(guī)定，并在出版物上說明。




第五章 獎勵與處罰




第三十三條 有下列情形之一的，由各級人民政府、各級檔案行政管理部門和所在單位予以獎勵：

 （一）模范執(zhí)行有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)、規(guī)章和方針、政策，成績顯著的；

 （二）在檔案收集、整理、保管和提供利用工作中成績顯著的；

 （三）對檔案的保護和在檔案現(xiàn)代化管理工作中成績顯著的；

 （四）對檔案學(xué)研究做出重要貢獻的；

 （五）向國家捐贈重要、珍貴檔案資料的。




第三十四條 有下列行為之一的，由檔案行政管理部門給予警告，并責(zé)令其限期改正：

 （一）擅自設(shè)置專業(yè)檔案館和部門檔案館的；

 （二）未按規(guī)定建立檔案和檔案工作的；

 （三）檔案保管不符合規(guī)定，危及檔案安全的；

 （四）因管理不善，造成檔案霉變、破損及散失的；

 （五）未按規(guī)定向檔案館移交檔案的；

 （六）在公務(wù)活動中形成并應(yīng)歸檔的文件、資料，未按規(guī)定向本單位檔案機構(gòu)移交檔案的；

 （七）科研成果、產(chǎn)品開發(fā)、建設(shè)工程或其他重大技術(shù)項目進行鑒定、竣工驗收時，未按規(guī)定驗收檔案的。




第三十五條 有下列行為之一的，由檔案行政管理部門給予警告，并處以一千元以下罰款；造成損失的，責(zé)令賠償損失：

 （一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；

 （二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；

 （三）涂改、偽造檔案的。




第三十六條 有下列行為之一的，由檔案行政管理部門追回檔案，并處以警告、一萬元以下的罰款；有違法所得的，由工商行政管理部門沒收非法所得：

 （一）贈送、交換、出售國家所有的檔案或者擅自贈送、交換、出售其復(fù)制件的；

 （二）擅自將非國家所有的檔案或者其復(fù)制件向外國組織或者個人贈送、交換、出售的。




第三十七條 對違反本辦法第三十四條、第三十五條、第三十六條規(guī)定的，由檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接負責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。




第三十八條 擅自攜帶、運輸、郵寄檔案或者其復(fù)制件出境的，由海關(guān)按照《中華人民共和國海關(guān)法》的有關(guān)規(guī)定給予處罰。依法沒收的檔案應(yīng)當(dāng)移交市檔案行政管理部門。




第三十九條 當(dāng)事人對檔案行政管理部門的行政處罰決定不服的，可以依法申請行政復(fù)議或者向人民法院提起行政訴訟。

 當(dāng)事人逾期不申請復(fù)議、不提起訴訟又不履行的，市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門可以依照《中華人民共和國行政訴訟法》的規(guī)定，申請人民法院強制執(zhí)行。




第四十條 檔案行政管理人員進行執(zhí)法監(jiān)督檢查時，應(yīng)當(dāng)出示行政執(zhí)法證件。

 妨礙檔案行政管理人員依法執(zhí)行公務(wù)，違反《中華人民共和國治安管理處罰條例》的，由公安部門依法處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。




第四十一條 檔案行政管理人員徇私舞弊、索賄受賄、玩忽職守的，由所在的檔案行政管理部門給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。




第六章 附則




第四十二條 本辦法由南京市檔案局負責(zé)解釋。




第四十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行。