• 【發(fā)布單位】青島市
• 【發(fā)布文號(hào)】青檔字[2002]79號(hào)
• 【發(fā)布日期】2002-12-30
• 【生效日期】2002-12-30
• 【失效日期】--
• 【文件來(lái)源】
• 【所屬類(lèi)別】地方法規(guī)

青島市電子文件歸檔與管理規(guī)范（試行）

青島市電子文件歸檔與管理規(guī)范（試行）

(青檔字[2002]79號(hào))



2002-12-30







 1范圍



 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的原則和方法。



 本標(biāo)準(zhǔn)適用于青島市市直機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。各區(qū)市可參照?qǐng)?zhí)行。



 2引用標(biāo)準(zhǔn)



 下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過(guò)在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。



 GB/T1988-1980 信息處理交換用七位編碼字符集



 GB2312-1980 信息交換用漢字編碼字符集 基本集



 GB13000.1-1993 信息技術(shù) 通用多八位編碼字符集（UCS）第一部分：體系結(jié)構(gòu)與基本多文種平面



 GB/T15418-1994 檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則



 DA/T19-1999 檔案主題標(biāo)引規(guī)則



 3定義



 本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義



 3.1電子文件



 指在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成的社會(huì)活動(dòng)記錄，即以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。



 3.2歸檔電子文件



 具有憑證和利用價(jià)值、作為檔案保存的電子文件。



 3.3真實(shí)性



 指按規(guī)定對(duì)電子文件的內(nèi)容和顯示形態(tài)進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。



 3.4完整性



 指電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。



 3.5有效性



 指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。



 3.6邏輯歸檔



 指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。



 3.7物理歸檔



 指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。



 3.8元數(shù)據(jù)



 指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。



 4管理體制和職責(zé)



 4.1各單位應(yīng)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)，建立電子文件歸檔與管理工作制度和管理網(wǎng)絡(luò)。



 4.2文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、收集、登記，確保其真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，并定期向檔案管理部門(mén)移交；檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，規(guī)定電子文件的歸檔時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求。



 4.3為保證歸檔電子文件的完整、真實(shí)和有效利用，從電子文件產(chǎn)生時(shí)就應(yīng)按照制度要求，妥善管理，以確保其不散失、不損毀、不失真。



 4.4歸檔的電子文件，應(yīng)與其他門(mén)類(lèi)和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案部門(mén)要確保電子文件能有效機(jī)讀。



 5電子文件的收集



 5.1收集范圍



 凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件及相關(guān)軟件均屬收集范圍。按照電子文件的信息類(lèi)型包括：



 5.1.1文本文件：指用文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。



 5.1.2圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。



 5.1.3圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。



 5.1.4影像文件：指用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件。



 5.1.5聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件。



 5.1.6多媒體文件：指用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含文字、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。



 5.1.7計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及相關(guān)的資源、支撐軟件等。



 5.1.8數(shù)據(jù)文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過(guò)程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。



 5.2電子文件收集要求



 5.2.1歸檔電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件并存，并在內(nèi)容及相關(guān)描述上保持一致。



 5.2.2在"無(wú)紙化"辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時(shí)備份，存儲(chǔ)在能夠脫機(jī)保存的載體上，保證電子文件的安全性。



 5.2.3文本文件收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為T(mén)XT文檔或XML文檔，現(xiàn)階段允許收集WORD97、WPS格式文檔。



 5.2.4靜態(tài)圖像文件收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為T(mén)IFF、PDF、JPEG，現(xiàn)階段允許收集S2格式文檔。



 5.2.5影像文件收集時(shí)應(yīng)按MPEG2方式壓縮。



 5.2.6聲音文件收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為MP3格式。



 5.2.7自主開(kāi)發(fā)的計(jì)算機(jī)程序必須收集軟件的源程序及其開(kāi)發(fā)、編譯工具。



 5.2.8歸檔的電子文件如果采用不符合本規(guī)范要求的格式，收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成本規(guī)范要求的格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。



 5.2.9各單位應(yīng)依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際情況，制定本單位、本系統(tǒng)電子文件收集的具體范圍。



 6電子文件的歸檔



 6.1歸檔要求



 文件形成部門(mén)應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行邏輯歸檔，每月把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行物理歸檔，并按檔案管理的要求進(jìn)行登記和交接。



 6.2歸檔電子文件應(yīng)按"件"進(jìn)行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來(lái)進(jìn)行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計(jì)算機(jī)軟件或源程序等。



 6.3電子文件形成部門(mén)要隨時(shí)收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，依照附錄A要求進(jìn)行著錄并填寫(xiě)《歸檔電子文件登記表》（見(jiàn)附錄B）。歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。



 6.4文件形成部門(mén)應(yīng)于每月初將上月形成的經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)的電子文件和《歸檔電子文件登記表》保存在脫機(jī)載體上，并一式兩份向檔案部門(mén)移交。



 6.5檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行真實(shí)性、有效性和完整性測(cè)試，并填寫(xiě)《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》（附錄C）。登記表一式兩份，一份由檔案部門(mén)保存，另一份由文件形成部門(mén)保存。



 7歸檔電子文件的移交、接收



 各單位應(yīng)在每年9月底前將經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)合格后的歸檔電子文件移交同級(jí)國(guó)家綜合檔案館，集中保管。



 7.1移交、接收檢驗(yàn)



 7.1.1文件形成單位在移交電子文件之前應(yīng)對(duì)歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。



 7.1.2檢驗(yàn)項(xiàng)目包括檢查載體是否清潔，是否有劃痕；檢查電子文件有無(wú)病毒；核實(shí)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。



 7.2移交手續(xù)



 交接雙方驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》。登記表一式兩份，交接雙方各保存一份。



 7.3歸檔電子文件的存儲(chǔ)



 7.3.1一個(gè)歸檔年度的電子文件應(yīng)拷貝至一盤(pán)或多盤(pán)載體中，幾個(gè)歸檔年度的電子文件不應(yīng)存儲(chǔ)在一盤(pán)載體中。



 7.3.2本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用只讀光盤(pán)、磁帶作為歸檔電子文件的保存載體。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)狀態(tài)。



 7.3.3存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，注明全宗號(hào)、歸檔年度、盤(pán)號(hào)和套別（見(jiàn)8.1）。



 7.3.4信息組織結(jié)構(gòu)



 每盤(pán)存儲(chǔ)載體的根目錄下有說(shuō)明文件、著錄文件、歸檔電子文件子目錄。每盤(pán)存儲(chǔ)載體應(yīng)具有如下信息組織結(jié)構(gòu)：(見(jiàn)附圖一)



 7.3.4.1說(shuō)明文件



 7.3.4.1.1文件名：README



 7.3.4.1.2文件內(nèi)容：有關(guān)本存儲(chǔ)載體的各種信息。應(yīng)包括全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、歸檔年度、盤(pán)號(hào)、制作人、檢查人、制作時(shí)間。



 7.3.4.1.3文件格式：說(shuō)明文件為字符文件。每行的左邊為標(biāo)題，右邊為說(shuō)明內(nèi)容，中間用冒號(hào)分開(kāi)。字符代碼應(yīng)符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的規(guī)定。



 7.3.4.2著錄文件



 7.3.4.2.1文件名：DESCRIPT.XML



 7.3.4.2.2文件內(nèi)容：歸檔電子文件登記表的電子版本。



 7.3.4.2.3文件格式：XML文件（具體格式見(jiàn)附錄D）。著錄文件包含項(xiàng)目同《歸檔電子文件登記表》。



 7.3.4.3歸檔電子文件子目錄



 7.3.4.3.1目錄名：DATA



 7.3.4.3.2目錄內(nèi)容：以子目錄的形式存放歸檔電子文件，一件電子文件保存在一個(gè)子目錄中，子目錄名為全宗號(hào)+歸檔年度+保管期限+件號(hào)，如000012002100001，其中第1-5位為全宗號(hào)，第6-9位為歸檔年度，第10位為保管期限（永久為1，長(zhǎng)期為2，短期為3），第11-15位為件號(hào)。



 8歸檔電子文件的保管和利用



 8.1歸檔電子文件要一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。套別用符號(hào)表示分別為：A、B、C。



 8.2歸檔電子文件的保管要求



 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件。



 8.2.1歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。



 8.2.2環(huán)境溫度選定范圍：17℃~20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35%~45%。



 8.2.3存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。



 8.3對(duì)磁性載體每滿(mǎn)2年，光盤(pán)每滿(mǎn)4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。



 8.4歸檔電子文件的封存載體不得外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不得擅自復(fù)制電子文件。



 8.5歸檔的密級(jí)電子文件的利用，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)保密規(guī)定。



 9歸檔電子文件的鑒定銷(xiāo)毀



 9.1歸檔電子文件的銷(xiāo)毀鑒定，參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷(xiāo)毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。



 9.2歸檔電子文件的銷(xiāo)毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。



 9.3屬于保密范圍的歸檔電子文件被銷(xiāo)毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除的載體上，須連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。



 10歸檔電子文件的統(tǒng)計(jì)



 檔案保管單位應(yīng)當(dāng)按年度對(duì)歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。



 附錄A



 電子文件著錄項(xiàng)目







 下列著錄項(xiàng)目標(biāo)注"*"者為必著項(xiàng)，其它為選著項(xiàng)。



 A1文件信息



 A1.1發(fā)文登記號(hào)：發(fā)文單位已發(fā)文件登記的順序號(hào)。



 A1.2收文登記號(hào)：收文單位收到文件登記的順序號(hào)。



 A1.3擬稿人：擬稿人員姓名。



 A1.4擬稿時(shí)間



 A1.5部門(mén)責(zé)任人：擬稿人員所在部門(mén)責(zé)任人姓名。



 A1.6部門(mén)責(zé)任人審核時(shí)間



 A1.7核稿人：核稿人員姓名。



 A1.8核稿時(shí)間



 A1.9簽發(fā)人：文件簽發(fā)人員姓名。



 *A1.10簽發(fā)時(shí)間



 A1.11打字者：打字員姓名。



 A1.12打字時(shí)間



 A1.13校對(duì)者：文件校對(duì)人員姓名。



 A1.14校對(duì)時(shí)間



 A1.15主送單位：文件主送單位名稱(chēng)，幾個(gè)單位之間用"，"分隔。



 A1.16抄送單位：文件抄送單位名稱(chēng)，幾個(gè)單位之間用"，"分隔。



 A1.17發(fā)送時(shí)間：文件的發(fā)出時(shí)間。



 A1.18緩急程度



 A1.19密級(jí)：指文件的保密等級(jí)。按GB/T7156-1987第四章 文獻(xiàn)保管等級(jí)代碼表劃分為六個(gè)等級(jí)，名稱(chēng)與代碼如下：(見(jiàn)附圖二)



 A1.20收文者：接收文件的人員姓名。



 A1.21收文單位：接收文件的單位名稱(chēng)。



 A1.22收文時(shí)間：接收文件的時(shí)間。



 A1.23批閱人



 A1.24批閱意見(jiàn)



 A1.25批示人



 A1.26批示意見(jiàn)



 A1.27承辦部門(mén)：文件辦理部門(mén)。



 A1.28辦理結(jié)果：文件的辦理結(jié)果。



 A1.29辦結(jié)時(shí)間：文件辦理完畢的時(shí)間。



 A2檔案信息



 A2.1歸檔人：指對(duì)該份文件進(jìn)行歸檔操作的人員姓名。



 A2.2歸檔單位：指對(duì)該份文件進(jìn)行歸檔操作的單位名稱(chēng)。



 A2.3歸檔時(shí)間



 *A2.4全宗號(hào)：指檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，全宗號(hào)用五位數(shù)表示，不足五位的前面用"0"補(bǔ)足。



 *A2.5歸檔年度：指文件的形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如"2002"。



 *A2.6保管期限：指文件的保存時(shí)間，一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。



 *A2.7件號(hào)：指對(duì)應(yīng)紙質(zhì)或其他載體檔案文件在同一年度、同一保管期限中的順序號(hào)，件號(hào)用五位數(shù)表示，不足五位的前面用"0"補(bǔ)足。



 A2.8主題詞：按照DA/T19-1999、《中國(guó)檔案主題詞表》及本專(zhuān)業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進(jìn)行標(biāo)引。



 A2.9分類(lèi)號(hào)：根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》和GB/T15418-1994的有關(guān)規(guī)定著錄。



 A2.10鑒定者：對(duì)該份文件實(shí)行價(jià)值鑒定的人員姓名。



 A2.11鑒定時(shí)間



 A2.12銷(xiāo)毀者：對(duì)該份文件實(shí)行銷(xiāo)毀的人員姓名。



 A2.13銷(xiāo)毀審批者：對(duì)該份文件銷(xiāo)毀審批的人員姓名。



 A2.14銷(xiāo)毀時(shí)間



 A2.15開(kāi)放標(biāo)識(shí)：指該份文件是否可以開(kāi)放，開(kāi)放標(biāo)識(shí)項(xiàng)依據(jù)實(shí)際情況著錄為開(kāi)放或控制。



 *A2.16題名：指文件的標(biāo)題。



 *A2.17責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。



 *A2.18文件編號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。



 A2.19附件：指正文后的附加材料的題名。



 *A2.20稿本：指文件的文稿和文本。稿本項(xiàng)依據(jù)實(shí)際情況著錄，代碼表如下：(見(jiàn)附圖三)



 A2.21版本：指對(duì)文件修改、更改后的不同狀態(tài)的描述，如第一版、第二版等。



 A2.22版本說(shuō)明：對(duì)不同版本的說(shuō)明性文字，如修改原因、與上一版本的差異等。



 A3電子文件信息



 A3.1硬件環(huán)境（名稱(chēng)、型號(hào)）：指形成該份電子文件的硬件環(huán)境的描述，包括計(jì)算機(jī)型號(hào)、CPU型號(hào)、內(nèi)存數(shù)量等，各個(gè)項(xiàng)目之間用"，"分隔。



 A3.2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境（名稱(chēng)、版本）：指形成該份電子文件的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的描述，包括網(wǎng)絡(luò)類(lèi)型、協(xié)議、版本號(hào)等，各個(gè)項(xiàng)目之間用"，"分隔。



 A3.3操作系統(tǒng)（名稱(chēng)、版本）：指形成該份電子文件的操作系統(tǒng)的描述，包括操作系統(tǒng)名稱(chēng)、版本號(hào)等，各個(gè)項(xiàng)目之間用"，"分隔。



 A3.4應(yīng)用軟件（名稱(chēng)、版本）：指形成和瀏覽該份電子文件的的應(yīng)用軟件的描述，包括軟件名稱(chēng)、版本號(hào)等，各個(gè)項(xiàng)目之間用"，"分隔。



 *A3.5文件類(lèi)型：用英文字母代表電子文件的類(lèi)型，文件類(lèi)型分為八種，代碼表如下：(見(jiàn)附圖四)



 *A3.6文件名：文件在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的名稱(chēng)，多個(gè)文件綜合為一件的文件名之間用"！"分隔，如"abcd.doc!efgh.tif"。



 A3.7文件長(zhǎng)度：指電子文件的字節(jié)數(shù)。



 A3.8存儲(chǔ)位置：指電子文件的存儲(chǔ)路徑名。



 A3.9創(chuàng)建人：指建立該電子文件的人員姓名。



 A3.10創(chuàng)建時(shí)間



 A3.12修改時(shí)間



 A3.13訪問(wèn)人：指訪問(wèn)該電子文件的人員姓名，幾個(gè)姓名之間用"，"分隔。



 A3.14訪問(wèn)時(shí)間



 *A3.15載體類(lèi)型：指電子文件的存儲(chǔ)載體。存儲(chǔ)載體選擇只讀光盤(pán)和磁帶。



 A3.16盤(pán)號(hào)：指歸檔電子文件存儲(chǔ)載體的編號(hào)。存儲(chǔ)載體一盤(pán)編一個(gè)號(hào)，編號(hào)每年從"00001"開(kāi)始。盤(pán)號(hào)用五位數(shù)表示，不足五位的前面用"0"補(bǔ)足。







 附錄C



 歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表



 (見(jiàn)附圖五)



 附：歸檔電子文件登記表







 附錄D



 著錄文件（DESCRIPT.XML）格式



 著錄文件存放本張光盤(pán)保存的電子文件的著錄信息，包括全宗號(hào)、歸檔年度、保管期限、件號(hào)、題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、稿本、文件類(lèi)型、文件名、載體類(lèi)型、簽發(fā)時(shí)間等項(xiàng)目。著錄文件為字符文件，信息格式如下：(見(jiàn)附圖六)