• 【發(fā)布單位】81902
• 【發(fā)布文號(hào)】--
• 【發(fā)布日期】1989-01-15
• 【生效日期】1989-03-01
• 【失效日期】--
• 【文件來(lái)源】
• 【所屬類別】地方法規(guī)

廣東省國(guó)家行政機(jī)關(guān)文書立卷歸檔工作實(shí)施辦法

廣東省國(guó)家行政機(jī)關(guān)文書立卷歸檔工作實(shí)施辦法
 
（一九八九年一月十五日廣東省人民政府批準(zhǔn)）

第一條 為了做好我省各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)文件材料的立卷歸檔工作，使其逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，制定本辦法。



第二條 我省各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)（如下簡(jiǎn)稱“機(jī)關(guān)”），每年辦理完畢具有保存價(jià)值的文件材料，必須按照文書立卷的原則和方法，組成案卷，集中統(tǒng)一保管。



第三條 各機(jī)關(guān)的文件承辦人員必須將辦理完畢屬于歸檔范圍的文件材料整理好，于翌年六月底前清理立卷，送交文書部門或主管人員，不得擅自留存。



第四條 檔案工作人員必須了解本機(jī)關(guān)的主要工作職責(zé)和基本任務(wù)，掌握文書處理工作的規(guī)律，熟悉文書立卷的基本知識(shí)和技能，做好文件材料立卷歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)工作。



第五條 各機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍，按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》執(zhí)行。歸檔的重點(diǎn)是本機(jī)關(guān)（或本部門）制成的，其他機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的文件材料。凡屬歸檔的文件，包括定稿與正本、正件與附件、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，以及領(lǐng)導(dǎo)同志的重要批示，都必須齊全與完整。



第六條 歸檔的文件材料必須進(jìn)行科學(xué)的分類組卷，其方法是：

 一、按文件形成的年度區(qū)分開。不同年度的文件不得混淆。計(jì)劃、預(yù)算、決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的年度；長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的頭一年；多年度的總結(jié)、報(bào)告，應(yīng)放在文件針對(duì)的最后一年；跨年度的案件，應(yīng)放在結(jié)案的一年；跨年度的會(huì)議文件，應(yīng)放在會(huì)議結(jié)束的年度；其他文件，應(yīng)放在文件材料形成的年度組卷。

 二、按文件形成機(jī)關(guān)的級(jí)別區(qū)分開。分成上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)及平級(jí)機(jī)關(guān)。對(duì)有密切聯(lián)系的文件可不按形成機(jī)關(guān)的級(jí)別區(qū)分開，如本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)，下級(jí)的請(qǐng)求與本機(jī)關(guān)的批復(fù)，應(yīng)與本機(jī)關(guān)文件放在一起組卷。

 三、按文件承辦的部門不同區(qū)分開。

 四、按文件內(nèi)容所反映的不同問(wèn)題或不同類型區(qū)分開。

 本機(jī)關(guān)的各種業(yè)務(wù)文件、調(diào)查研究材料，規(guī)章制度等，應(yīng)按文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題組卷，盡量做到問(wèn)題單一。

 會(huì)議文件，可根據(jù)數(shù)量多少，一會(huì)一卷或數(shù)卷。

 各種統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等，一般按同一種格式、名稱或同一地區(qū)組卷。

 工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等綜合性文件，一般按作者或文件名稱組卷。

 案件材料，每案一卷或數(shù)卷。

 人民來(lái)信，按來(lái)信人所反映的問(wèn)題，或來(lái)信人所在的地區(qū)分類組卷。

 科研、生產(chǎn)、建設(shè)管理工作形成的圖表和文字材料，每個(gè)項(xiàng)目一卷或數(shù)卷。

 簡(jiǎn)報(bào)、刑物，按名稱組卷。

 特殊性文件材料，應(yīng)根據(jù)情況組卷。

 五、按文件不同的保管期限區(qū)分開。按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)制定的《
文書檔案保管期限表》的規(guī)定，將同一問(wèn)題或同一類型的文件按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開，然后分別組卷。



第七條 卷內(nèi)文件必須進(jìn)行系統(tǒng)排列。排列時(shí)應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。同一問(wèn)題的來(lái)文與復(fù)文，請(qǐng)示與批復(fù)，將本機(jī)關(guān)形成的文件排在前面；同一份文件的正件在前、附件在后，正本在前、定稿在后，轉(zhuǎn)發(fā)件在前、原件在后；同一案件（專門檔案除外）中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其他文件材料按文件重要程度或形成時(shí)間先后排列。



第八條 卷內(nèi)文件須以案卷為單位編頁(yè)號(hào)，用省檔案局統(tǒng)一規(guī)定的《卷內(nèi)文件目錄》（附件一）填寫項(xiàng)目并打印一式五份，一份放在案卷的首頁(yè)，另四份做為《檔案目錄》的組成部分。文件責(zé)任者填發(fā)文機(jī)關(guān)；文件字號(hào)填發(fā)文號(hào)（沒有文件定號(hào)的可不填寫）；文件沒有題名或者題名不能反映文件內(nèi)容的（如：只有“通知”兩字），要根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名，外加＜ ＞號(hào)。凡需對(duì)卷內(nèi)文件情況（如缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等）加注說(shuō)明的，可填寫在卷皮封底（附件二）的“卷內(nèi)備考表”欄內(nèi)。



第九條 卷內(nèi)文件要按十六開標(biāo)準(zhǔn)紙折疊取齊。小于十六開或裝訂線外側(cè)有文字的文件，要另加紙裱糊，并將卷內(nèi)全部文件的非裝訂線一側(cè)都取齊，加上軟卷皮案卷封面（附件三）后再裝訂，單份文件盒裝的案卷（附件四），正本與定稿要用線裝訂。



第十條 案卷題名要簡(jiǎn)明確切，由文件責(zé)任者、問(wèn)題、名稱組成，能概括地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。案卷封面須用毛筆或黑水鋼筆填寫。



第十一條 一個(gè)年度的案卷應(yīng)按保管期限、組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題，重要程度進(jìn)行排列，依順序編案卷號(hào)，編制《案卷目錄》（附件五），并打印一式四份。



第十二條 匯編《檔案目錄》應(yīng)具備《立卷說(shuō)明》、《案卷目錄》、《卷內(nèi)文件目錄》三部分才能加封面（附件六）、背脊（附件七）、封底，裝訂成冊(cè)。

 《立卷說(shuō)明》的內(nèi)容包括：本機(jī)關(guān)工作職能、年度工作概況，組織機(jī)構(gòu)設(shè)置與變化情況；本機(jī)關(guān)黨、政主要領(lǐng)導(dǎo)人任職變化情況；本年度文書立卷情況（含立卷工作的組織情況、文件材料完整與否、案卷數(shù)量、有何缺陷和問(wèn)題等）。

 《檔案目錄》必須匯編一式四份，作為檔案室基本的檢索工具和進(jìn)館檔案的移交目錄。



第十三條 各機(jī)關(guān)應(yīng)建立文書檔案案卷質(zhì)量檢查制度，每年要組織對(duì)本機(jī)關(guān)及直屬單位的文書立卷的質(zhì)量進(jìn)行檢查。

 各級(jí)檔案館在接收各機(jī)關(guān)移交進(jìn)館的檔案之前，應(yīng)依據(jù)本辦法的規(guī)定，對(duì)需要進(jìn)館的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查驗(yàn)收。

 本辦法實(shí)施前已立好的案卷，不再翻工，確屬質(zhì)量不合格的，可作適當(dāng)調(diào)整。



第十四條 黨委機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的文書立卷歸檔工作可參照本辦法執(zhí)行。但建國(guó)前的歷史文件的整理不適用本辦法。



第十五條 本辦法自一九八九年三月一日起施行。