• 【發(fā)布單位】哈爾濱市
• 【發(fā)布文號】哈政辦綜〔2008〕76號
• 【發(fā)布日期】2008-09-26
• 【生效日期】2008-09-26
• 【失效日期】--
• 【文件來源】哈爾濱市
• 【所屬類別】政策參考

哈爾濱市人民政府辦公廳關(guān)于進一步規(guī)范和統(tǒng)一公文格式的通知

哈爾濱市人民政府辦公廳關(guān)于進一步規(guī)范和統(tǒng)一公文格式的通知 

(哈政辦綜〔2008〕76號)





 各區(qū)、縣（市）人民政府，市政府各委、辦、局，各有關(guān)單位：



 為進一步規(guī)范和加強公文處理工作，確保市政府系統(tǒng)文件格式統(tǒng)一、嚴(yán)肅、規(guī)范、整潔，依據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《黑龍江省〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉實施細則》和《哈爾濱市〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉實施細則》（以下簡稱《實施細則》）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市公文處理工作實際，現(xiàn)就進一步規(guī)范和統(tǒng)一公文格式有關(guān)事宜通知如下：



 一、關(guān)于公文版面尺寸



 公文采用A4型用紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm。公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm；公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm；版心尺寸為156mm×225mm（不含頁碼，詳見附件1）。



 二、各區(qū)、縣（市）人民政府和市政府各委、辦、局文件格式



 （一）文件式公文格式



 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識，由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。



 1.下行文（發(fā)文字號為“發(fā)”類公文）格式



 （1）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣距離為25mm，即至公文用紙上邊緣距離為62mm。各區(qū)、縣（市）人民政府和市政府各委、辦、局的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識字體使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識，用字規(guī)格為19mm×13mm（高×寬）。寬度可根據(jù)發(fā)文機關(guān)字?jǐn)?shù)增多進行適當(dāng)縮減（下同）。



 （2）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字居中排布發(fā)文字號，發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線（長156mm，距發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下邊緣32mm，詳見附件2）。

 （3）下行文其他要素的標(biāo)識方法詳見《實施細則》第三章公文格式。



 2.上行文（發(fā)文字號為“呈”類公文）格式



 （1）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣80mm，即距公文用紙上邊緣117mm（詳見附件3）。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上空2行向下依次標(biāo)識。上行文的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識字體、顏色及規(guī)格同下行文標(biāo)準(zhǔn)。



 （2）上行文紅色反線位置同下行文標(biāo)準(zhǔn)。



 （3）上行文需同時在紅色反線上4mm（即發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行）位置左空1字標(biāo)識“發(fā)文字號”，右空1字標(biāo)識“簽發(fā)人”。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。



 （4）上行文其他要素的標(biāo)識方法詳見《實施細則》第三章公文格式。



 （二）信函式公文格式



 1.發(fā)文字號為“函、綜”類的平行、下行公文。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識用全稱，后不加“文件”二字（詳見附件4）。



 2.發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至上頁邊距離為30mm，用紅色小標(biāo)宋體字（19mm高×13mm寬），發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線均為170mm。每頁排22行，每行排28個字。首頁不顯示頁碼。首頁最后一行（第22行）文字下邊緣至文武線的距離為6mm。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識及雙線均印紅色。



 3.發(fā)文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識。發(fā)文字號下空1行標(biāo)識公文標(biāo)題。如需標(biāo)識秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識。



 4.信函式公文其他要素的標(biāo)識方法詳見《實施細則》第三章公文格式。



 （三）各區(qū)、縣（市）人民政府令格式



 1.由發(fā)文機關(guān)全稱加“令”組成（詳見附件5）。



 2.政府令標(biāo)識用紅色小標(biāo)宋體字（19mm高×13mm寬），其上邊緣至版心上邊緣距離為20mm（即距公文用紙上邊緣為57mm），下邊緣空2行居中標(biāo)識令號（令號用黑體字，前加“第”字即“第××號”）；令號下空2行標(biāo)識正文；正文下空2行標(biāo)識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標(biāo)識簽發(fā)人職務(wù)；在簽發(fā)人簽名章下空2行右空2字標(biāo)識成文日期。



 3.版記中的格式要素標(biāo)識與“文件式”、“信函式”公文相同，只有一欄不同，即政府令不分主送、抄送，而用“已發(fā)”形式。



 三、關(guān)于頁面和頁碼設(shè)置



 （一）關(guān)于頁面設(shè)置



 在Word文檔編輯狀態(tài)下，選擇“文件”→“頁面設(shè)置”，然后按如下操作完成頁面設(shè)置：



 1.頁邊距。上：選擇“3.4厘米”，下：選擇“3.2厘米”，左：選擇“2.8厘米”，右：選擇“2.6厘米”。



 2.紙張。在“紙張大小”欄目下選擇“A4（210×297mm）”。



 3.版式。在“頁眉和頁腳”欄目下，頁眉：選擇“1.5厘米”，頁腳：選擇“2.6厘米”。



 4.文檔網(wǎng)格。在“網(wǎng)格”欄目下，選擇“指定行和字符網(wǎng)格”。在“字符”欄目下，每行提示（1―30）選擇“28”；提示（1―46）選擇“44”。在“行”欄目下，選擇每頁：“22”。



 點擊“確定”完成操作。



 （二）關(guān)于頁碼設(shè)置



 1.在Word文檔編輯狀態(tài)下，選擇“插入”→“頁碼”→在“對齊方式”欄目下，選擇“外側(cè)”（如為信函式的平行文，則需在完成上述操作情況下，繼續(xù)點擊取消“首頁顯示頁碼”）→“確定”。



 2.在Word文檔中文編輯狀態(tài)下選中第2頁頁碼，彈出“頁眉和頁腳”對話框→將光標(biāo)置于數(shù)字“2”前→按“空格”鍵→按“Shift鍵+減號鍵”→按一下“Backspace”刪除鍵→按“空格”鍵→將光標(biāo)置于數(shù)字“2”后→按“空格”鍵→按“Shift鍵+減號鍵”→按一下“Backspace”刪除鍵→關(guān)閉“頁眉和頁腳”對話框。



 3.空白頁和空白頁以后的頁碼不標(biāo)識頁碼。取消步驟如下：



 將光標(biāo)置于文件空白頁前最后一頁的最后一行或最后一個字符后→在Word文檔編輯狀態(tài)下，選擇“插入”→“分隔符”→在“分節(jié)符類型”欄目下，選擇“下一頁”→“確定”。

在Word文檔中文編輯狀態(tài)下點擊空白頁頁碼，彈出“頁眉和頁腳”對話框→在“頁眉和頁腳”對話框中點擊“鏈接到前一個”→選中空白頁頁碼→按“Backspace”或“Delete”刪除鍵→關(guān)閉“頁眉和頁腳”對話框。



 各地區(qū)、各部門和各單位要認(rèn)真進行自檢自查，嚴(yán)格按照國家和省、市有關(guān)規(guī)定，進一步規(guī)范公文格式。市政府辦公廳將不定期對此項工作進行檢查，對公文格式不規(guī)范的地區(qū)、部門和單位，將在全市予以通報。



 哈爾濱市人民政府辦公廳



 二○○八年九月二十六日