備用金是指委托方或第二委托方按照代理人的要求，在建立代理關系后預付給代理人用作支付船舶在港期間所發(fā)生的一切費用和船員借支或其他費用支出的預付款項。根據(jù)代理人不為委托人墊付任何款項的原則，代理關系建立后各委托人必須及時將備用金匯至代理人處，否則因此而造成船舶延誤及其他損失或費用均由委托的一方負責。從這一意義上說，匯寄備用金就構成了建立代理關系的必要條件之一。

l．備用金的索匯

在建立代理關系后、船舶到港之前，代理人必須向委托方或第二委托方索匯備用金，并且還可以按照實際需要隨時提出增匯要求索匯備用金的數(shù)額是代理人根據(jù)船舶的總噸、凈噸和裝卸貨物的種類、數(shù)量等貨物資料及船舶在港的任務，或增添燃料、淡水、物料、食品等資料估算出來的。

2．備用金的使用

代理人在使用備用金時要指定專人掌握備用金的使用，隨時注意使用情況，發(fā)現(xiàn)可能超支時要及時提出增匯。船務部門也要經(jīng)常與掌握備用金使用的人員聯(lián)系，隨時掌握船舶在港作業(yè)的進度和費用開支情況，嚴格按照備用金使用的范圍和索匯備用金時分列的費用項目專款專用，逐船逐航次確定供應品的限額。此外，對于船員借支也要嚴格掌握，只能在委托人匯寄的船員借支項下的數(shù)額范圍內(nèi)借支。如果委托方未按索匯金額如數(shù)匯寄備用金，則開支時應以保證港口費用、噸稅和代理費用的開支為原則控制使用。

3．備用金的結算

船舶離港后，代理人應及時匯總船舶在港所支付的各項費用和應收取的代理費，詳細列出航次結賬單，如表8—1所示，連同所付的各項收費單據(jù)寄交委托方，并將扣除上述費用后的備用金余額退回或結存。

無論是長期代理還是航次代理，備用金的結算都應以“一船一結”為原則，并且都應在船舶離港后及時（或在一定的限期內(nèi)）做出航次結賬單，隨附所付費用的收據(jù)寄交委托方。所不同的是，在航次代理情況下，備用金按航次結算，代理人在寄交航次結賬單及隨附的各項收費單據(jù)的同時，應將備用金的余額退還委托方或根據(jù)委托方的要求將余額結存；而在長期代理的情況下，備用金雖不必按航次結算，但在船舶離港后仍需及時將航次結賬單及隨附的各項收費單據(jù)寄交委托方，并按月向委托方抄送往來賬，核清賬目。