行政機(jī)關(guān)在開展信息公開工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到申請(qǐng)人所申請(qǐng)公開的政府信息不存在的情況。這種情況可能是因?yàn)楸緳C(jī)關(guān)沒有制作相關(guān)信息，或未獲取并保存相關(guān)信息。在此情況下，即便相關(guān)政府信息不存在，行政機(jī)關(guān)仍應(yīng)當(dāng)依法向申請(qǐng)人作出答復(fù)，稍有不慎就可能涉嫌違法而引發(fā)行政爭(zhēng)議。

一、嚴(yán)格遵守辦理期限的規(guī)定

《政府信息公開條例》第二十四條明確規(guī)定了辦理期限，即能夠當(dāng)場(chǎng)答復(fù)的，應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)答復(fù)，不能當(dāng)場(chǎng)答復(fù)的，應(yīng)自收到申請(qǐng)之日起15個(gè)工作日內(nèi)答復(fù)。實(shí)際中，行政機(jī)關(guān)當(dāng)場(chǎng)答復(fù)申請(qǐng)人的比較少見，一般都是在15個(gè)工作日內(nèi)作出答復(fù)。需要注意的是，這里的辦理期限為“15個(gè)工作日內(nèi)”，不是“15日內(nèi)”，所以辦理期間如有法定假日或雙休日的，可以按規(guī)定扣除，不計(jì)算在辦理時(shí)限內(nèi)。

另有一種情況是，當(dāng)申請(qǐng)公開的政府信息涉及第三方權(quán)益的，行政機(jī)關(guān)一般應(yīng)征求第三方意見以決定是否予以公開。此時(shí)，征求第三方意見的時(shí)間也不計(jì)算在15個(gè)工作日的辦理期限內(nèi)。

總之，行政機(jī)關(guān)必須嚴(yán)格遵守辦理時(shí)限的規(guī)定，在辦理時(shí)限內(nèi)作出答復(fù)，如逾期答復(fù)的，其行政行為就是違法的。

二、區(qū)分不同情況作出實(shí)體問題的答復(fù)

1.當(dāng)本機(jī)關(guān)未制作相關(guān)信息，或未獲取并保存相關(guān)信息時(shí)，應(yīng)告知申請(qǐng)人，并說(shuō)明理由

根據(jù)《政府信息公開條例》第二十一條第三項(xiàng)規(guī)定，依法不屬于本行政機(jī)關(guān)公開或者該政府信息不存在的，應(yīng)當(dāng)告知申請(qǐng)人。申請(qǐng)人所申請(qǐng)的政府信息本機(jī)關(guān)未制作，或未獲取并保存，本機(jī)關(guān)無(wú)法提供時(shí)，行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)如實(shí)告知申請(qǐng)人，不得置之不理。同時(shí)，根據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理政府信息公開行政案件若干問題的規(guī)定》第五條第一款規(guī)定，被告拒絕向原告提供政府信息的，應(yīng)當(dāng)對(duì)拒絕的根據(jù)以及履行法定告知和說(shuō)明理由義務(wù)的情況舉證。因此，行政機(jī)關(guān)不能簡(jiǎn)單地告知申請(qǐng)人其申請(qǐng)的政府信息不存還，還要向其說(shuō)明不存在的具體理由是什么，如該信息本機(jī)關(guān)從未制定，或該信息由其他相關(guān)單位制作，而本機(jī)關(guān)并未獲取并保存該信息等，只有這樣，才能保障答復(fù)內(nèi)容的合法性。

2.當(dāng)相關(guān)政府信息依法不屬于本機(jī)關(guān)公開，但能夠確定該政府信息的公開義務(wù)機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)告知申請(qǐng)人該行政機(jī)關(guān)的名稱、聯(lián)系方式。

當(dāng)申請(qǐng)人申請(qǐng)公開的政府信息依法不屬于本機(jī)關(guān)公開時(shí)，如能夠確定該政府信息客觀存在，并能確定該政府信息公開的義務(wù)機(jī)關(guān)時(shí)，行政機(jī)關(guān)除了告知申請(qǐng)人該政府信息依法不屬于本機(jī)關(guān)公開外，還要告知申請(qǐng)人應(yīng)向哪個(gè)行政機(jī)關(guān)申請(qǐng)公開，以及該機(jī)關(guān)的聯(lián)系方式。

三、完善文書送達(dá)工作，保留送達(dá)憑證

行政機(jī)關(guān)在作出政府信息公開告知書后，應(yīng)在辦理時(shí)限內(nèi)向申請(qǐng)人依法送達(dá)。送達(dá)方式一般可由申請(qǐng)人自行領(lǐng)取，此時(shí)應(yīng)要求其簽收并注明簽收日期；也可以通過(guò)郵寄方式，根據(jù)申請(qǐng)人提供的收件地址、收件人、聯(lián)系電話等信息，向其郵寄送達(dá)。此時(shí)應(yīng)注意保留文件交郵的憑證，尤其應(yīng)注意獲取并妥善保管由郵政部門加蓋郵戳的寄件單據(jù)，并在單據(jù)上注明郵件的名稱、數(shù)量等重要信息。一旦日后發(fā)生爭(zhēng)議，加蓋郵戳的寄件單據(jù)能夠證明郵件是否交郵，交郵的具體時(shí)間，收件人等重要事實(shí)，因此對(duì)行政機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視。