一、行政機關(guān)保管檔案的法定職責(zé)

《中華人民共和國檔案法實施辦法》

第二條　《檔案法》第二條所稱對國家和社會有保存價值的檔案，屬于國家所有的，由國家檔案局會同國家有關(guān)部門確定具體范圍；屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。屬于國家所有的，由國家檔案局會同國家有關(guān)部門確定具體范圍；屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。

《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》

第七條　因工作不負(fù)責(zé)任或者不遵守檔案工作制度，導(dǎo)致檔案損毀、丟失的，對有關(guān)責(zé)任人員，給予記過處分；情節(jié)較重的，給予記大過或者降級處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予撤職或者開除處分。

第二條　有檔案管理違法違紀(jì)行為的單位，其負(fù)有責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人員和直接責(zé)任人員，以及有檔案管理違法違紀(jì)行為的個人，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)紀(jì)律責(zé)任。屬于下列人員的（以下統(tǒng)稱有關(guān)責(zé)任人員），由任免機關(guān)或者監(jiān)察機關(guān)按照管理權(quán)限依法給予處分：

（一）行政機關(guān)公務(wù)員；

（二）法律、法規(guī)授權(quán)的具有公共事務(wù)管理職能的組織中從事公務(wù)的人員；

（三）行政機關(guān)依法委托從事公共事務(wù)管理活動的組織中從事公務(wù)的人員；

（四）企業(yè)、社會團體中由行政機關(guān)任命的人員。

事業(yè)單位工作人員有檔案管理違法違紀(jì)行為的，按照《事業(yè)單位工作人員處分暫行規(guī)定》執(zhí)行。

《中華人民共和國檔案法》

第二條　本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。

第二十四條　下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任:

（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；

（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）違反本法第十七條規(guī)定，擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓屬于國家所有的檔案的；

（五）將檔案賣給、贈送給外國人或者外國組織的；

（六）違反本法第十條、第十一條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；

（七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；

（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

在利用檔案館的檔案中，有前款第一項、第二項、第三項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款；造成損失的，責(zé)令賠償損失。

企業(yè)事業(yè)組織或者個人有第一款第四項、第五項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款；有違法所得的，沒收違法所得；并可以依照本法第十六條的規(guī)定征購所出賣或者贈送的檔案。

無論是否涉嫌行政訴訟，行政機關(guān)都有保管檔案的法定職責(zé)。如果公務(wù)人員因工作不負(fù)責(zé)任或者不遵守檔案工作制度，導(dǎo)致檔案損毀、丟失的，對有關(guān)責(zé)任人員，給予記過處分；情節(jié)較重的，給予記大過或者降級處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予撤職或者開除處分。

二、檔案在行政訴訟中的重要作用

1.主要證據(jù)之檔案

第三十三條　證據(jù)包括：

（一）書證；

（二）物證；

（三）視聽資料；

（四）電子數(shù)據(jù)；

（五）證人證言；

（六）當(dāng)事人的陳述；

（七）鑒定意見；

（八）勘驗筆錄、現(xiàn)場筆錄。

以上證據(jù)經(jīng)法庭審查屬實，才能作為認(rèn)定案件事實的根據(jù)。

第三十四條　被告對作出的行政行為負(fù)有舉證責(zé)任，應(yīng)當(dāng)提供作出該行政行為的證據(jù)和所依據(jù)的規(guī)范性文件。

被告不提供或者無正當(dāng)理由逾期提供證據(jù)，視為沒有相應(yīng)證據(jù)。但是，被訴行政行為涉及第三人合法權(quán)益，第三人提供證據(jù)的除外。

主要證據(jù)指的是對案件事實的證明起主要作用的證據(jù)。在行政訴訟中，被告對作出的行政行為負(fù)有舉證責(zé)任，應(yīng)當(dāng)提供作出該行政行為的證據(jù)和所依據(jù)的規(guī)范性文件。能證明行政行為合法性的主要證據(jù)就是檔案。通過檔案，可以清楚地了解行政機關(guān)為了作出行政行為，經(jīng)歷了哪些流程，以及每個流程的起止時間、對應(yīng)的行為、相關(guān)的文件資料。因此檔案最能直接體現(xiàn)行政行為從始至終的全過程，往往視為行政機關(guān)證明行政行為合法性的主要證據(jù)。

2.行政機關(guān)的法定舉證責(zé)任

第四十三條　證據(jù)應(yīng)當(dāng)在法庭上出示，并由當(dāng)事人互相質(zhì)證。對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的證據(jù)，不得在公開開庭時出示。

人民法院應(yīng)當(dāng)按照法定程序，全面、客觀地審查核實證據(jù)。對未采納的證據(jù)應(yīng)當(dāng)在裁判文書中說明理由。

以非法手段取得的證據(jù)，不得作為認(rèn)定案件事實的根據(jù)。

第三十七條　原告可以提供證明行政行為違法的證據(jù)。原告提供的證據(jù)不成立的，不免除被告的舉證責(zé)任。

行政機關(guān)的舉證責(zé)任是法定責(zé)任，不因原告的舉證行為而免除；且證據(jù)應(yīng)當(dāng)在法庭上出示，并由當(dāng)事人互相質(zhì)證，只有經(jīng)過法庭審查屬實，才能作為認(rèn)定案件事實的證據(jù)。在實踐中，原告往往會提供行政行為違法的證據(jù)，有的被采納，有的不會被采納。即使原告不能證明行政行為違法，行政機關(guān)也依然要拿出證據(jù)證明自己的行政行為合法，如果行政機關(guān)拿不出證據(jù)證明行政行為合法的話，依然會被視為沒有證據(jù)，那么質(zhì)證就無從談起，行政機關(guān)也就失去了證明行政行為合法的途徑。

三、行政機關(guān)檔案丟失的訴訟結(jié)果

根據(jù)法律規(guī)定，行政行為的主要證據(jù)丟失，法院可以判決撤銷或者部分撤銷行政行為，并可以判決被告重新作出行政行為，也就是行政機關(guān)敗訴。人民法院判決被告重新作出行政行為的，被告不得以同一的事實和理由作出與原行政行為基本相同的行政行為。如果行政行為不能撤銷或者不需要撤銷的話，那么人民法院判決確認(rèn)違法。行政行為有實施主體不具有行政主體資格或者沒有依據(jù)等重大且明顯違法情形，原告申請確認(rèn)行政行為無效的，人民法院判決確認(rèn)無效。人民法院判決確認(rèn)違法或者無效的，可以同時判決責(zé)令被告采取補救措施；給原告造成損失的，依法判決被告承擔(dān)賠償責(zé)任。