每個(gè)員工入職的時(shí)候公司都會(huì)要求其提交很多材料，但提交后往往就塵封在了公司的檔案中無人問津。有些重要材料的期限其實(shí)是很關(guān)鍵的，一旦到期未處理，可能會(huì)給公司帶來風(fēng)險(xiǎn)。

比如勞動(dòng)合同到期。公司與員工簽了幾年的勞動(dòng)合同，雙方合作愉快，快樂的時(shí)光總是短暫的，結(jié)果合同到期了公司也沒注意，繼續(xù)用工。這時(shí)候員工就可能會(huì)以公司沒有與其簽訂勞動(dòng)合同要求補(bǔ)償。根據(jù)《勞動(dòng)合同法》的規(guī)定，勞動(dòng)合同期滿終止，勞動(dòng)者仍在原用人單位工作，用人單位未表示異議，雙方之間存在一種事實(shí)上的勞動(dòng)關(guān)系。此時(shí)應(yīng)該按照《勞動(dòng)合同法》的規(guī)定簽訂書面勞動(dòng)合同，不及時(shí)簽訂的，應(yīng)支付二倍工資。司法實(shí)踐中也有支持支付二倍工資的觀點(diǎn)。例如廣東省高級(jí)人民法院、廣東省勞動(dòng)人事爭議仲裁委員會(huì)《關(guān)于審理勞動(dòng)人事爭議案件若干問題的座談會(huì)紀(jì)要》（粵高法〔2012〕284號(hào)）第14條規(guī)定：“勞動(dòng)合同期滿后，勞動(dòng)者仍在原用人單位工作，超過一個(gè)月雙方仍未續(xù)訂勞動(dòng)合同，勞動(dòng)者根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第八十二條第一款規(guī)定要求支付二倍工資的，應(yīng)予支持。”公司一時(shí)不慎，就可能會(huì)面臨補(bǔ)償?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。更嚴(yán)重的是，在集中招聘的情況下，大量員工的合同會(huì)在一段時(shí)間內(nèi)陸續(xù)到期，如果公司沒有及時(shí)注意到問題，可能會(huì)面臨一大批中層骨干合同到期出走，流失大量中堅(jiān)力量的問題，這無疑會(huì)對公司造成巨大損失。對于員工而言，及時(shí)了解到自己的勞動(dòng)合同即將到期也有利于提前做好職業(yè)規(guī)劃，可以與公司協(xié)商好續(xù)簽合同還是到期離開。招聘

此外員工的身份證件到期也會(huì)帶來不少麻煩，比如在勞動(dòng)合同期間，員工的身份證過期了，可能會(huì)影響公司為其繳納五險(xiǎn)一金。外籍員工的有效證件過期更加麻煩，如果其護(hù)照和簽證到期了，會(huì)構(gòu)成在中國非法居留，根據(jù)《外國人入境出境管理法實(shí)施細(xì)則》非法居留的外國人，可以處警告或者每非法居留1日，處500元罰款，總額不超過5000元，或者處3日以上、10日以下的拘留；情節(jié)嚴(yán)重的，并處限期出境。

因此身份證等重要證件等有效期、勞動(dòng)合同截止時(shí)間提醒等功能對于公司和員工來說都是非常重要的。但是很多公司管理系統(tǒng)沒有設(shè)置這類功能，讓HR為每個(gè)員工設(shè)置提醒也不太現(xiàn)實(shí)。如果公司意識(shí)到了此類風(fēng)險(xiǎn)但不愿增加額外的負(fù)擔(dān)，建議使用類似釘釘?shù)墓芾碥浖?，可以將員工花名冊、勞動(dòng)合同期限等信息導(dǎo)入軟件并設(shè)置好相關(guān)提醒，軟件可以個(gè)性化的設(shè)置各類提醒及時(shí)推送給員工和HR，減少很多未來的潛在風(fēng)險(xiǎn)。